BüroWARE Oil beinhaltet serienmäßg ein umfassendes CRM-System welches den Verkaufsprozess nennenswert unterstützt.

Telefonieanbindung
Über die Rufnummernerkennung werden eingehende Anrufer identifiziert und in Folge verschiedene Adressdaten gezeigt. Direkt von hieraus kann der Bediener bspw. Aufträge, Preisanfragen oder Informationen des Telefonats, für die Adresse (Kunde oder Interessent) erfassen. Mittels der Telefoniefunktion können aber auch ausgehende Telefonate eingeleitet werden. Der Bediener kann hier direkt aus den im Adress- oder Ansprechpartnerstamm hinterlegten Telefonnummern einen Anruf starten und spart sich so das „manuelle eintippen“ der Rufnummer am Telefon. Technisch laufen beide Wege über die sog. TAPI-Schnittstelle, welche entsprechend als Voraussetzung auf Seiten der Telefonanlage vorhanden sein muß.

Telefongesprächsverwaltung
Ein- und Ausgehende Telefonate können textlich bei der jeweiligen Adresse (Interessent, Kunde, Lieferant) vom Bediener hinterlegt werden. Diese Notizen sind dann für alle am BüroWARE-System arbeitenden Bediener einsehbar, wodurch eine große Informationstransparenz entsteht.

Angebotserstellung
Für Interessenten und Kunden ist es möglich Angebote zu erstellen und diese als Beleg mit optisch ansprechenden und individuell gestaltbare Layout zu drucken, bzw. durch die Option PDFMAILER direkt als Mail zu versenden, bzw. durch eine Optionale Faxsoftware (z.B. Tobit David) zu versenden. Bei der Angebotserstellung sind alle Branchenbezogenen Preiskalkulationsverfahren vorhanden, so werden hier sowohl etwaige Sonder- oder Verbandspreise beachtet als bspw. auch eine Dropmengen und Abladestellenbezogene Variante für den Heizölhandel. Ein erfasstes Angebot ist beim Kunden oder Interessenten hinterlegt und kann im weiteren Verlauf auch zum Auftrag übernommen werden.

Schnellerfassungfunktion für Angebote (und Aufträge)
Unabhängig von der serienmäßig enthaltenen Angebotsverwaltung besteht für nutzer von BüroWARE Oil die optionale Möglichkeit, eine Individuelle Variante einer Angebots- und Auftragserfassung zu bekommen. Alle hier einzugebenden Datenfelder sowie anzuzeigenden Funktionen werden exakt auf die Bedürfnisse bzw. Wünsche des einzelnen Unternehmens angepasst. Ganz wichtig hier: Trotz dieser individuellen Einstellung, bleibt das gesamte System voll updatefähig.

Preislistenerstellung
Unabhängig von den Angeboten ist es mit BüroWARE Oil auch möglich, standardisierte Preislisten wie diese bspw. im Schmierstoffbereich üblich sind, zu erstellen und zu versenden.

Adressaktenfunktionalität
Ausgehend von der jeweiligen Adressen, sind alle für diese hinterlegte Daten selektiv, oder gesammelt und absteigend nach Zeitpunkt (Datum) sortiert, einsehbar. Jeder Nutzer erhält so sofort einen transparenten Überblick über die bei einem bspw. Kunden geschehenen Ereignisse. Enthalten sind hier bspw. die Datenberiech: Telefonate, Besuchsberichte, Termine, Wiedervorlagen, Angebote, Lieferungen, Rechnungen, Offene Posten, erstellte Briefe. Mittels der optionalen eMailArchivierung inoxisionARCHIVE, wird ausgehen von einem Adressdatensatz, dann weiterhin auch noch der eMailverkehr mit gezeigt.

Wiedervorlagefunktion
Ausgehend von einem Telefonat oder auch manuell, sind Wiedervorlagen hinterlegbar. Eine Wiedervorlage kann sich hier sowohl auf eine Adresse, als auch auf ein Angebot beziehen.

Besuchsberichteverwaltung
Bei allen Adressbereichen ist es möglich, textliche Beriche in Bezug auf einen stattgefundenen Besuch zu hinterlegen, sodass diese Informationen auch für andere Benutzer des Systems zur Verfügung stehen. Die Besuchsberichtserfassung bildet aber durchaus auch die Basis zur Auswertung von bspw. Vertriebsmitarbeitern in Bezug auf die realisierten Kundenbesuche.

Potentialanalyse „Gekauft/Nicht gekauft“ mit Wiedervorlagenfunktion
Neben einer Vielzahl von vorhandenen Auswertungen zu Umsatz und Kaufverhalten der Kunden, ist bspw auch die Ermittlung von Auftragspotentialen möglich. Gemeint ist hiermit eine „gekauft/nicht gekauft“ Anlyse die als bspw. alle Kunden zeigt, welche in den letzten 12 Monaten 50% weniger Mineralöl bestellten, als in den 12 Monate davor. (die Selektion ist natürlich frei vom Benutzer wählbar). Die hieraus resultierenden Kunden können in folge automatisch als Telefontermine oder Wiedervorlageneintrag im System angelegt werden.

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